Regulamin wynagradzania oparty na wartościowaniu stanowisk

Regulamin wynagradzania to wewnętrzny akt prawa pracy, w którym pracodawca opisuje warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Dobrze napisany regulamin wynagradzania mówi pracownikowi, do jakiej kategorii należy jego stanowisko, jaki jest przedział płacy w tej kategorii i od czego zależy awans w przedziale. Od wejścia w życie dyrektywy (UE) 2023/970 ma też drugie zadanie: pokazuje obiektywne, neutralne płciowo kryteria ustalania wynagrodzeń, które pracodawca musi udostępnić pracownikom.

Kto musi mieć regulamin wynagradzania

Zgodnie z art. 77(2) Kodeksu pracy regulamin wynagradzania ustala pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, którzy nie są objęci zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników nieobjętych układem musi wprowadzić regulamin, gdy wystąpi z takim wnioskiem zakładowa organizacja związkowa. Mniejsza firma może przyjąć regulamin dobrowolnie i coraz częściej to robi, bo obowiązki z art. 4 do 7 dyrektywy dotyczą każdego pracodawcy, niezależnie od liczby pracowników.

Liczbę pracowników liczymy według osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, a nie według etatów. Osoby na umowach cywilnoprawnych nie wchodzą do tego progu. Szczegóły i przykłady opisaliśmy w artykule kto musi mieć regulamin wynagradzania.

Co zawiera regulamin wynagradzania

Kodeks pracy nie podaje zamkniętej listy postanowień, ale w praktyce regulamin obejmuje:

• zakres obowiązywania i definicje,
• zasadę równego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości (art. 18(3c) Kodeksu pracy),
• opis metody wartościowania stanowisk: kryteria, podkryteria, wagi i skalę ocen,
• kategorie zaszeregowania z przedziałami punktów oraz tabelę stanowisk przypisanych do kategorii,
• siatkę płac z minimalnym i maksymalnym wynagrodzeniem zasadniczym w każdej kategorii,
• składniki wynagrodzenia: premie, dodatki, nagrody i zasady ich przyznawania,
• zasady progresji płacowej, czyli przesuwania się w przedziale i między kategoriami,
• zasady jawności: dostęp pracowników do kryteriów i do informacji o poziomach wynagrodzeń,
• termin, miejsce i formę wypłaty wynagrodzenia oraz postanowienia końcowe.

Powiązanie z siatką płac i kategoriami

Najczęstsza słabość regulaminów to tabela stawek bez wyjaśnienia, skąd się wzięły. Regulamin oparty na wartościowaniu działa inaczej. Każde stanowisko ma punkty z czterech kryteriów: umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy. Punkty wyznaczają kategorię od 1 do 8, a kategoria ma przedział płac z siatki płac. Pracownik i inspektor pracy widzą cały łańcuch: od opisu pracy do kwoty. To właśnie wymagają art. 4 i 6 dyrektywy.

Przykład. Specjalista ds. kadr ma 640 punktów, więc należy do kategorii 5. Przy płacach z naszego przykładu siatka daje tej kategorii przedział od 6250 zł do 8450 zł brutto. W regulaminie stanowisko pojawia się w wykazie z kategorią 5, a przedział jest w tabeli siatki. Jeżeli firma zatrudni drugą osobę na stanowisku o tej samej kategorii, jej płaca też powinna mieścić się w tym przedziale.

Jak wprowadzić regulamin

1. Wyceń stanowiska i zbuduj siatkę płac. Bez tego regulamin nie ma czego opisywać.
2. Przygotuj projekt regulaminu i uzupełnij zasady składników, które firma faktycznie wypłaca.
3. Jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgodnij z nią treść regulaminu.
4. Podaj regulamin do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie, na przykład w intranecie albo na tablicy ogłoszeń.
5. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników.
6. Nowe osoby zapoznaj z regulaminem przed rozpoczęciem pracy.

Regulamin nie może być mniej korzystny dla pracowników niż przepisy prawa pracy. Jeśli nowe zasady pogarszają warunki konkretnych osób w stosunku do ich umów, potrzebne jest porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające.

Generator regulaminu w planach Firma i Biuro

W planach Firma i Biuro narzędzie przygotowuje wzór regulaminu z danych firmy. Do dokumentu trafiają kryteria i wagi wartościowania, tabela kategorii z przedziałami punktów, wykaz stanowisk z kategoriami i siatka płac. Ty uzupełniasz nazwę pracodawcy, termin i formę wypłaty, wybierasz składniki wynagrodzenia (premia regulaminowa, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny, nagrody, dodatek nocny, dodatek za nadgodziny) i opisujesz zasady progresji. Gotowy wzór pobierasz w formacie .doc albo drukujesz.

To projekt dokumentu, który pracodawca przegląda i przyjmuje według Kodeksu pracy. Narzędzie nie zastępuje decyzji pracodawcy ani uzgodnień ze związkami zawodowymi. Biuro rachunkowe w planie Biuro przygotuje regulamin dla każdej obsługiwanej firmy, zobacz wartościowanie stanowisk dla biur rachunkowych.