Kto musi mieć regulamin wynagradzania i od ilu pracowników

Pytanie, kto musi mieć regulamin wynagradzania, wraca w każdej firmie, która przekracza kilkadziesiąt osób. Odpowiedź z Kodeksu pracy jest krótka, ale w praktyce pojawiają się wątpliwości: jak liczyć pracowników, co z osobami na zleceniach, co gdy firma ma układ zbiorowy, co gdy liczba zatrudnionych spada poniżej progu. W tym artykule omawiamy próg z art. 77(2) Kodeksu pracy krok po kroku, z przykładami, i wyjaśniamy, dlaczego po dyrektywie 2023/970 regulamin warto mieć także poniżej progu.

Próg z art. 77(2) Kodeksu pracy

Kodeks pracy przewiduje dwie sytuacje:

• pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, którzy nie są objęci zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania,
• pracodawca zatrudniający od 20 do 49 takich pracowników ma ten obowiązek wtedy, gdy wystąpi z wnioskiem zakładowa organizacja związkowa.

Poniżej 20 pracowników Kodeks pracy nie wymaga regulaminu. Warunki wynagradzania wynikają wtedy z umów o pracę i przepisów, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby pracodawca przyjął regulamin dobrowolnie.

Jak liczyć pracowników

Do progu liczą się pracownicy, czyli osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy: umowy o pracę na czas nieokreślony, określony i na okres próbny. Liczymy osoby, a nie etaty. Dwie osoby zatrudnione na pół etatu to dwóch pracowników, a nie jeden etat. Nie liczymy osób na umowach zlecenia, o dzieło ani współpracowników prowadzących działalność gospodarczą, bo nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy.

Przykład pierwszy. Firma ma 44 osoby na umowach o pracę, w tym 8 na części etatu, oraz 15 osób na zleceniach. Liczy się 44 pracowników. Firma jest w przedziale od 20 do 49, więc regulamin jest obowiązkowy tylko na wniosek związku zawodowego.

Przykład drugi. Firma ma 47 pracowników i w marcu zatrudnia 5 kolejnych osób na umowy na czas określony. Ma 52 pracowników, więc przekracza próg 50 i powinna wprowadzić regulamin wynagradzania.

Układ zbiorowy a regulamin

Pracownicy objęci układem zbiorowym pracy nie wchodzą do progu, bo ich warunki wynagradzania określa układ. Jeśli układ obejmuje wszystkich pracowników, regulamin nie jest potrzebny. Jeśli obejmuje tylko część, a pozostałych jest co najmniej 50, regulamin dotyczy tej pozostałej grupy. W praktyce małych i średnich firm układy zbiorowe są rzadkie, więc o obowiązku decyduje zwykle sama liczba pracowników.

Co, gdy liczba pracowników spada

Przepisy nie przewidują, że regulamin wygasa sam, gdy zatrudnienie spadnie poniżej 50 osób. Regulamin obowiązuje, dopóki pracodawca go nie zmieni albo nie uchyli w trybie przewidzianym dla jego wprowadzenia. Rezygnacja z regulaminu przy chwilowym spadku zatrudnienia rzadko ma sens, bo przy kolejnym wzroście trzeba by go przyjmować od nowa.

Jak wprowadzić regulamin

Gdy w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią treść regulaminu. Gotowy regulamin podaje do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników. Nowego pracownika pracodawca zapoznaje z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy. Co powinien zawierać sam dokument i jak powiązać go z kategoriami zaszeregowania, opisaliśmy na stronie regulamin wynagradzania.

Dlaczego dyrektywa 2023/970 zmienia rachunek

Dotąd wiele firm poniżej progu nie widziało powodu, żeby spisywać zasady płac. Dyrektywa o jawności wynagrodzeń zmienia to w trzech miejscach, które dotyczą każdego pracodawcy, bez względu na liczbę pracowników:

• art. 4 wymaga struktur wynagrodzeń, które pozwalają ocenić wartość pracy według umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy,
• art. 6 wymaga udostępnienia pracownikom kryteriów ustalania wynagrodzeń, ich poziomów i progresji (państwo może zwolnić pracodawców poniżej 50 pracowników z części dotyczącej progresji),
• art. 7 daje pracownikowi prawo do informacji o średnich płacach w jego kategorii w podziale na płeć, z odpowiedzią w terminie do 2 miesięcy.

Firma z 30 pracownikami nie musi mieć regulaminu z art. 77(2), ale musi umieć pokazać kryteria płac i odpowiedzieć na pytanie o średnie w kategorii. Regulamin wynagradzania oparty na wartościowaniu stanowisk jest najprostszą formą, w której te informacje można zebrać i udostępnić.

Lista kontrolna

1. Policz pracowników na umowach o pracę, osoby, nie etaty.
2. Odejmij osoby objęte układem zbiorowym pracy, jeśli taki obowiązuje.
3. Sprawdź, czy w firmie działa zakładowa organizacja związkowa i czy wystąpiła z wnioskiem.
4. Jeśli wynik to co najmniej 50, przygotuj regulamin. Jeśli od 20 do 49 i jest wniosek związku, również.
5. Niezależnie od wyniku przygotuj opis kryteriów płac, bo wymaga go dyrektywa.

Podstawą regulaminu są wycenione stanowiska i siatka płac. Przykład wartościowania pięciu stanowisk krok po kroku pokazaliśmy w artykule wartościowanie stanowisk pracy na przykładzie. W planach Firma i Biuro z tych danych przygotujesz wzór regulaminu do pobrania w formacie .doc.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie.